7 herramientas para trabajar en equipo de forma freelance

4 mayo, 2018

Si bien es cierto que allá por los años 90, trabajar en equipo dentro de un determinado proyecto implicaba, sin lugar a dudas, que todos y cada uno de los miembros del mismo estuvieran físicamente dentro del mismo recinto, a día de hoy esto no es en absoluto necesario. Y es que gracias a la calidad de las comunicaciones, sobre todo las que tienen que ver con internet, cada miembro del grupo puede estar perfectamente en una punta del planeta completamente distinta sin que por ello la consecución de los objetivos se resienta. https://www.youtube.com/watch?v=uWP5-10asy4

¿Cómo se puede trabajar online de manera eficiente?

Para llevar a cabo este milagro, únicamente hay que tener una buena planificación y hacerse con una de las muchas herramientas que podemos encontrar a día de hoy para poder trabajar online. Unas herramientas que tienen unas características muy concretas como las que pasamos a enumerar a continuación.

Permiten establecer una jerarquía de roles dentro del equipo de manera que a cada uno de los miembros del mismo se le otorga unos determinados privilegios sobre el material con el que se trabaja.
Son capaces de establecer espacios personales y comunes para que cualquier pueda subir archivos de cualquier tipo.
Facilitan la creación de comentarios y de anotaciones para hacer referencia al estado o a los riesgos del proyecto.
Integran elementos gráficos que, de un solo vistazo, aportan una gran cantidad de información sin necesidad de entrar en el detalle.
Disponen de una versión adaptada a los dispositivos móviles para que cualquier lugar y cualquier momento sea bueno para trabajar.

¿Cuáles son las herramientas que recomendamos?

Desde la experiencia que nos ha dado el sector del marketing digital, sabemos que el uso de estas herramientas es algo básico. De ahí que te recomendemos 5 de ellas, las cuales, reúnen todo lo que un equipo puede necesitar para trabajar a distancia.

Notion

Dentro de todo el maremagno de aplicaciones para trabajar online que nos podemos encontrar, Notion se caracteriza por tratar de una manera muy especial un aspecto tan importante como es la documentación de procesos. La documentación de procesos es algo realmente útil. Y es que, gracias a esta cualidad de Notion, el responsable de un proceso podrá especificar las directrices que hay que seguir para llevar a cabo el mismo. Una vez hecho esto, cualquier persona que tenga como tarea realizar uno de esos procesos, únicamente tendrá que consultar el área correspondiente para tener a mano toda la información necesaria. Dentro de esta documentación se puede incluir vídeos, archivos de textos o imágenes. Y todo ello con la ventaja de que podrán ser varias las personas las que estén editando dicho proceso de manera simultánea. Hay que decir también que esta aplicación online tiene una versión totalmente gratuita que te puede servir para hacerte una idea de cómo trabaja. A partir de ahí, y si lo que necesitas son funciones algo más complejas, siempre te puedes hacer con la versión de pago. Esta versión te aportará una gran cantidad de funcionalidades que te van a facilitar mucho el trabajo. herramientas para trabajar en equipo de forma freelance

Google Sites

Cuando de lo que se trata es de poder compartir información en tiempo real y de una manera muy eficiente, Google Sites es unas de las mejores aplicaciones que nosotros hemos encontrado. Se trata de un software que integra el propio Google y que permite crear espacios diferenciados por cada uno de los procesos o tareas que tienen que llevarse a cabo. De esa manera, y en base a las directrices que marque el propietario de ese espacio, todos los miembros que lo necesiten podrán tener acceso a esa información y podrán comenzar a subir sus trabajos. Por poner un ejemplo que seguramente aquellas personas que se dediquen al marketing digital lo van a entender muy bien, podemos hacer referencia al sector de la creación de contenidos. En este caso Googler Sites se destapa como una gran alternativa ya que todos los redactores podrán tener acceso a un espacio en el que dejar sus trabajos de manera que el responsable de ese proyecto los podrá ver y editar en tiempo real. Sin embargo, aquí no terminan las bondades de esta aplicación para trabajar en equipo online. Más que nada porque, como no podía ser de otro modo, permite la posibilidad de integrarlo todo con Google Calendar. De esa manera todos los miembros del equipo podrán tener acceso a la planificación de los distintos proyectos. Si a esto le añades el hecho de que también se puede mantener contacto con cualquier miembro del equipo a través de vídeo conferencia, se podría decir que estamos ante una de esas herramientas que cualquier equipo de freelances debería tener para trabajar de una manera más eficiente.

Trello

Dentro de la gran variedad que hay de aplicaciones online para trabajar en grupo, desde nuestra propia perspectiva, Trello es, sin lugar a dudas, una de las más completas con las que nos podemos topar. Y es que, resumiendo mucho, tiene prácticamente todo lo que un equipo puede necesitar en su día a día. Por encima de todo, Trello, te permite organizar a través de lo que se denomina como tableros tantos proyectos como necesites. De ese modo se crea un espacio para cada uno de ellos en los que habrá una serie de usuarios con unos permisos concretos y bien definidos. Dentro de esos proyectos, se pueden incorporar tarjetas con toda la información de las tareas que forman parte del proyecto. En esas tarjetas se puede definir la forma de trabajar así como incorporar multitud de archivos de cualquier formato. Y es que de lo que se trata es que se pueda tener acceso a un archivo, a un vídeo o incluso a una imagen en un tiempo récord. Eso sí, como contrapartida hay que decir que los archivos de texto, así como hojas de cálculo, no se pueden editar en tiempo real por lo que siempre habrá que descargarlas previamente y modificarlas en el propio equipo local. A todo esto hay que añadir que todas estas funcionalidades Trello las integra dentro de su versión gratuita a pesar de que cuenta con una versión de pago que incluye otras tantas funcionalidades.

Toggl

Si hay un parámetro que siempre interesa tenerlo bien controlado dentro de un proyecto, este es sin lugar a dudas el de la productividad. Y es que solo de este modo es como en muchas ocasiones se puede controlar no solo si un equipo está rindiendo como deben sino si un cliente nos es rentable o no. Su interfaz es lo mejor con lo que nos podemos encontrar dentro de Toggl. Únicamente tendrás que dar de alta un proyecto para, a continuación, poner el temporizado a correr. De manera automática podrás ver el tiempo que se le está dedicando a una determinada tarea. A esto hay que añadirle un aspecto que es vital. Y es que, no basta con tener una herramienta para medir el tiempo que se le está dedicando a un determinado proyecto. Se trata también de que esa herramienta, y esta lo tiene, tenga a su plena disposición un completo generador de informes de modo que en poco tiempo, tanto nosotros, como los integrantes del proyectos, sepan en todo momento el tiempo que se ha tardado en realizar las cosas. De este modo, los responsables del proyecto van a poder detectar posibles cuellos de botella, posibles problemas o, sencillamente, personas que no están rindiendo como se esperaba de ellas. Y todo ello con la ventaja de que vas a poder integrar esta completa aplicación dentro de otras como pueda ser el caso de Trello o Google Drive. Un paso más hacia la transformación digital que tiene un gran campo de aplicaciones como puede ser, por ejemplo la atención al cliente.

Google Drive

¿De verdad pensabas que Google no iba a aportar su pequeño grano de arena al sector de las aplicaciones para trabajar en grupo en modo online? Pues tenemos que decirte que estabas muy equivocado. Y es que, el gran buscador, si bien es cierto que no dispone de una aplicación que pueda tener el potencial de Trello en todo lo que tiene que ver con la gestión, no es menos cierto que tiene en sus filas a Google Drive. Un sistema que, posiblemente sea el más completo y seguro a la hora de tener que compartir y almacenar archivos de todo tipo. Google pone a tu disposición todo el espacio que necesitas para que puedas guardar, administrar y compartir documentos de texto, presentaciones así como hojas de cálculo. Tiene la gran ventaja de que es muy potente, rápido y sencillo y de que se puede integrar con una gran cantidad de aplicaciones tanto nativas del propio Google como otras ajenas. Pero eso no es todo porque si tenemos en cuenta que actualmente cualquier momento es bueno para tomar una nota, aportar algo al proyecto o tener una reunión, Google Drive se integra a la perfección con los dispositivos móviles por lo que en todo momento podrás llevar tu puesto de trabajo en tu tableta o en tu Smartphone.

Slack

Aunque lo sigas utilizando a diario, lo cierto y verdad es que el correo electrónico es una manera de comunicarse con los miembros de tu equipo así como los clientes que es muy engorrosa. No queremos decir con esto, ni mucho menos, que sea una manera obsoleta de comunicación pero lo que no podemos negar es que en los casos en los que tenemos mucha carga de trabajo, el correo electrónico puede ser un cuello de botella. Con esto lo que queremos decir es que si asumimos que todos los días nos pueden llegar de media unos 50 correos electrónicos con sus correspondientes archivos adjuntos así como con sus respuestas. ¿Realmente crees que alguien puede sobrevivir a todo ese caos? La respuesta, te guste o no, es un no rotundo. Por eso surge Slack que no es otra cosa que una aplicación online que, más que para trabajar en equipo, se podría decir que sirve para poder comunicarse todo el equipo. Al fin y al cabo si hay algo importante dentro de un proyecto, esto es la comunicación. Gracias a Slack vamos a poder crear paneles en un abrir y cerrar de ojos de manera que vamos a poder incluir a los miembros del equipo que creamos conveniente. A partir de ahí, podremos tener conversaciones a través de mensajes con todos los miembros del grupo así como conversaciones privadas con un miembro en concreto. De esta sencilla manera todo aquello que queramos decir quedará plasmado sin problema alguno y todos los miembros del equipo lo sabrán. Además, hay que añadir que Slack cuenta con la ventaja de que lo vamos a poder integrar en otras aplicaciones como por ejemplo Google Drive. Como conclusión final podemos decir que es muy interesante incorporar alguna de estas herramientas a nuestro modelo de negocio siempre y cuando tengamos que trabajar en equipo y no siempre tengamos la posibilidad de estar físicamente en el mismo espacio. Nuestra recomendación personal es que en base a las descripciones que os hemos dado de algunas de las más importantes, probéis con la que penséis que mejor se ajuste a tus necesidades. A partir de ahí, y tratando de exprimirla al máximo podrás forjarte una opinión de todo lo que necesitas y de todo lo que estas herramientas te pueden aportar. Solo a través de esta experimentación terminarás por saber cuáles son las aplicaciones de trabajo en grupo que van a formar parte de tu día a día.