¿Qué son los workflow en marketing digital? El workflow es una aplicación que te permite automatizar un sinfín de tareas. Puede enviar mensajes, gifs o tuits, entre otros,  a Instagram, Facebook, Twitter, etcétera solo con programarlo. Es, en definitiva, una de esas aplicaciones que te facilitan la vida. Pero, ¿qué son los workflows en marketing digital? Consisten, básicamente, en automatizar una serie de acciones de estrategia comercial en Internet. Te lo explicamos a continuación.

¿Qué es el workflow?

En términos generales, workflow es una técnica que se aplica en el inbound marketing. Es decir… En una estrategia de marketing digital, primero atraemos tráfico (o sea, visitantes a una web). Luego seleccionamos a esos usuarios y creamos una base de datos con los que pueden ser nuestros futuros clientes. Y, una vez hecho esto, seguimos a los posibles compradores durante todo un proceso de información, maduración y convencimiento. Hasta que, en el momento oportuno, les enviamos una oferta comercial concreta para que se produzca la venta. El workflow interviene en esta fase de información, maduración y convencimiento. Es decir, cubre todo ese proceso que va desde que surge una oportunidad de negocio (llamada lead) hasta que se produce la transacción comercial. Esta herramienta nos permite programar y automatizar cientos de acciones de marketing.  En esta fase,  por ejemplo, enviaremos de manera periódica mails, newsletters o cualquier otro tipo de información al posible comprador. Y, gracias a workflow, esa labor se ejecutará automáticamente. Se enviarán nuestros mensajes tantas veces a la semana o al mes como queramos, en el horario que elijamos. En resumen, el workflow nos ayuda en nuestro trabajo de marketing digital. Y nos permite hacer casi sin esfuerzo un trabajo que de otra manera sería ímprobo. Porque no seguimos solo a un posible comprador; en marketing digital tenemos cientos, miles de leads. Hay varias plataformas desde las que puedes diseñar tus propios workflows. Aquí te citamos dos. Son Hubspot y Marketo. Ambas son software en donde tienes todo lo que necesitas para hacer marketing integrado. Desde analítica, blogs, SEO, social media, landings, etcétera. Es decir, desde ellas se pueden controlar todos los procesos relacionados con el marketing de una manera integral. Y, por supuesto, aquí también puedes planificar tu workflow.

Requisitos que debe tener un workflow en marketing digital: personalización, sobre todo

Como hemos dicho, utilizamos workflows para contactar con cientos de clientes potenciales. Les enviamos mails, ebooks, infografías, etcétera, de forma periódica a través de esta herramienta. Pero es importante que este contenido esté personalizado. Es decir, que los usuarios sientan que reciben un mensaje elaborado expresamente para ellos. Estamos en lo que en marketing se llama la fase del lead nurturing. En esta etapa utilizamos bases de datos con un gran número de contactos. Pero tenemos que personalizar esos envíos teniendo que calcular muy bien los contenidos y frecuencia de los mismos. Por eso,  es necesario automatizar los procesos. Y es, en este punto donde se hace indispensable contar con herramientas como los workflows. Pero los workflows deben cumplir varios requisitos. El primero es el conocimiento previo del usuario. El cliente que vaya a recibir nuestros mensajes debe tener un contacto previo con nosotros. Es decir, debe ser alguien que ya haya visitado nuestra página web. Y, además, que haya rellenado una solicitud pidiendo más información. Es decir, ese internatuta tiene que estar de acuerdo en que le enviemos mails, información, etcétera. No queremos ser invasivos. Además, sería contraproducente para nuestro negocio actuar así. Los usuarios se podrían sentir muy molestos. Otro requisito aconsejable en los workflows es la construcción de buyer personas. Antes de iniciar nuestra estrategia de marketing, tenemos que conocer cómo son nuestros clientes. Solo así podemos enfocar nuestro trabajo de manera adecuada. Sería aconsejable, por ello, hacer un buyer diferente para cada tipología de cliente que encontremos en la base de datos. Los buyer son perfiles ficticios creados a partir de una serie de inputs, como dónde vive nuestro público objetivo, en qué trabaja, qué quiere, etcétera. Cuanto más definamos los buyer persona mejores acciones personalizadas y específicas crearemos. Finalmente, el último requisito es el que te contábamos al principio de este epígrafe. Es necesaria la personalización de las interacciones con el usuario.  Hay que personalizar al máximo nuestras comunicaciones con ellos. Para lograrlo, hay que conocerlos bien.  Emplearemos los buyer para eso. Y distribuiremos nuestras estrategias de maduración de la venta en listas distintas según los buyer al los que nos dirijamos.  

¿Cómo se crear un workflow en marketing digital?

Si quieres empezar a diseñar algún workflow en marketing digital, debes seguir cinco pasos.

1. Definición de objetivos. El primer paso para crear un workflow es definir el objetivo. ¿Qué queremos conseguir? ¿Ventas? ¿Suscripciones al blog? Si no hay un objetivo jamás podremos medir los resultados. En esta fase también tenemos que dejar claro quiénes son nuestros clientes potenciales. ¿A quiénes de la base de datos nos vamos a dirigir?
2. Diseño del workflow. Aquí puede ser que necesites dibujar un poco a mano  para visualizar todos los pasos que quieres que efectúen los usuarios. Pero también debes prever cualquier variante que se pueda producir. No puede haber ningún escenario sin contemplar.
3. Implementación del workflow. En esta fase decides qué material vas a enviarle a los posibles compradores. Si es un mail, un e-book, etcétera. Y con qué periodicidad, a qué horas, etcétera, le vas a enviar este contenido.
4. A cada etapa, un workflow diferente. Tenemos que tener bien claro cuáles son las distintas etapas que vamos a seguir con el cliente. Al principio, el usuario no tiene claro qué quiere. Solo se está informando. El contenido irá dirigido a despejar sus dudas. En la segunda fase, el posible cliente ha mostrado algo de interés por el producto. Debemos, entonces, alimentar su necesidad de conocimiento. El contenido debe ser más específico. Finalmente, el usuario ya está más convencido de que quiere un producto como el que tenemos. Hay que enviarle una oferta para que nos elija a nosotros, y no se vaya a la competencia.
5. Balance. Tenemos que reflexionar: cuántos emails enviados se han abierto, cuántos documentos se han descargado, etc. ¿Por qué?

La principal finalidad de los workflows es contactar con personas que se encuentran en el inicio de un proceso de compra. A partir de aquí, se les acompaña mediante el contenido apropiado para cada una de las fases del proceso de compra. Se les sigue de forma amigable hasta la transacción final. Y, posteriormente, se le fideliza. Ese es el cometido del workflow en marketing digital. Esperamos que este post te haya servido de ayuda. De todos modos, contamos con profesionales expertos para ayudarte. Si quieres, no lo dudes: ¡contáctanos!