La gestión de proyectos y equipos es una de las tareas más complicadas de cualquier empresa.

Ya sea la optimización de los recursos, del tiempo, la coordinación del grupo de trabajo y la asignación de metas es un asunto de peso, que demanda conocimiento y criterio.

Para darle respuesta a esta problemática nace Scrum que se trata de un marco de administración de proyectos de metodología ágil que sirve para estructurar el trabajo a través de un conjunto de valores, principios y prácticas.

De ahí que la metodología Scrum ayuda a abordar proyectos complejos elaborados en entornos dinámicos.

Una de sus bases es la entregas parciales del producto final de acuerdo con el valor que ofrecen a los clientes.

En otras palabras, el Scrum optimiza el trabajo colaborativo entre equipos, ya que aprenden a organizarse tomando en cuenta las experiencias, reflexionar sobre los éxitos y fracasos.

Así que hoy te contamos en este post todos los detalles del Scrum y su diferencia con Agile.

¿Cómo funciona esta metodología?

Para saber más sobre el Scrum es importante estar al día con su metodología.

Para ello hay que dar el primer paso que se trata de tomar un proyecto y dividirlo en sprints o partes más pequeñas.

Después hay que cumplir con una serie de fases para abordar cada tarea.

¿Cuáles son las 5 fases de Scrum?

Como ya sabes gestionar un proyecto puede convertirse en un camino estrecho, pero si tienes una ruta planificada significa que cuentas con la estructura para administrar cada una de las etapas de un proyecto sin importar su complejidad.

Primera fase: Inicio

En este punto se contabiliza los requerimientos, se definen los roles del equipo Scrum y se organiza cómo ejecutar el proyecto. Para que esta fase arroje buenos resultados es necesario responder a las siguientes preguntas:

1. ¿Qué resultado final se quiere obtener del proyecto?
2. ¿Cómo se va a ejecutar?
3. ¿Quiénes formarán el equipo Scrum?
4. ¿Cuál es el lapso para tramitar el proyecto?

Después debes establecer los 4 procesos siguientes:

• Visión del proyecto. Se delimita lo que quiere el cliente y quien será el dueño del producto o Product Owner (persona encargada de ser la voz del cliente frente al equipo Scrum).
• Nombrar al Scrum Master y los Stakeholders. La primera, es la persona encargada de instruir al equipo sobre los principios y prácticas de Scrum, además de supervisar que se cumplan. Mientras que los Stakeholders son los interesados, pero no los responsables del resultado del proyecto, ya sean los proveedores y asesores.
• Crear el equipo Scrum. Que será el encargado de elaborar el entregable de cada uno de los Sprints. Por lo tanto, debe disponer de las capacidades para desarrollar todas las tareas.
• Conformar el Backlog priorizado del producto. El cual es ordenado antes de empezar el proyecto por el Product Owner, con la intención que los objetivos cumplan con las necesidades del negocio o el cliente.
• Planificar el lanzamiento. Para ello, se define la fecha de la presentación del entregable final o del producto terminado.

Segunda fase: Planeación

En esta etapa el Scrum Master realiza la asignación de las distintas tareas y vela por su cumplimiento.

Para ello, se hace una lista de los requerimientos y se delimita hasta dónde llegará el equipo y así evitar desperdicios de recursos.

También es importante hacer una estimación inicial de cuánto tiempo y esfuerzo será necesario para finalizar y asignarle un valor.

Tercera fase: Implementación

En esta fase de Scrum se desarrolla el entregable gracias a las tareas ejecutadas en la fase anterior.
Un aspecto relevante es efectuar el Daily Standup o revisión diaria para saber el avance del Equipo de Desarrollo. En paralelo hay que responder las siguientes preguntas:

1. ¿Qué hice ayer?
2. ¿Qué voy a hacer hoy?
3. ¿Hay algún inconveniente para cumplir con mis tareas?

Cuarta fase: Revisión

La idea es llevar a cabo una comprobación del entregable y analizar el proceso ejecutado durante el Sprint para medir y mejorar la eficiencia del equipo Scrum.

Esta verificación se ejecuta durante la ceremonia del “Sprint Retrospective” o Retrospectiva del Sprint, aquí se formulan las soluciones y oportunidades para mejorar los procesos en los próximos Sprints.

Quinta fase. Lanzamiento

Se trata de la entrega final. Antes de finalizar esta fase es importante enviar los entregables al cliente y hacer una retrospectiva del proyecto que permita conocer qué sucedió y cómo se puede mejorar.

Metodología Scrum vs. Agile

Es común hablar de Scrum y Agile o Scrum vs Agile, pero no son sinónimos y, por lo tanto, hay que considerarlas como metodologías diferentes.

La gestión ágil está conformada por varias metodologías de desarrollo de software que incluye Extreme Programming (XP), Rational Unified Process (RUP), Scrum, y otros.

Los mismos proveen un entorno de trabajo entre equipos multifuncionales, en el que los diferentes roles colaboran en conjunto.

Asimismo, fomentan un enfoque de gestión de proyectos que promueven prácticas definidas y alineadas con las necesidades del cliente.

A esto debemos sumarles otras características como:

• Es una metodología de desarrollo basada en un enfoque incremental.
• El liderazgo tiene un papel vital.
• Es un método más rígido en el que no hay espacio para cambios frecuentes.
• Hay colaboraciones e interacciones cara a cara entre los diferentes integrantes de equipos multifuncionales.
• Requiere una entrega frecuente al usuario final para su retroalimentación.
• El jefe de proyecto se encarga de todas las tareas.
• Al estimular la retroalimentación el producto final es más útil.
• El diseño y la ejecución son sencillos.
• La prioridad es siempre satisfacer al cliente.

Mientras que el Scrum cuenta con otros aspectos que lo definen y que ya hemos mencionado en el post:

• Es una de las implementaciones de la metodología ágil.
• Los requisitos de los proyectos cambian con frecuencia.
• Demanda un equipo auto organizado y multifuncional.
• Es flexible.
• La colaboración se logra en reuniones diarias.
• No necesita muchos cambios mientras se implementa este proceso.
• Después de cada sprint, se entrega un avance al cliente para su retroalimentación.
• No hay un líder de grupo.
• El diseño y la ejecución son innovadores y experimentales.

Son amplios los beneficios de Scrum, van desde el fomento del trabajo en equipo a la autodisciplina y la autogestión.

En definitiva, la adopción de esta práctica permite disminuir el tiempo de desarrollo de productos, más capacidad de adaptación y flexibilidad frente a un entorno y unos requisitos cambiantes.